Päivitetty 25.5.2018
Rekisterinpitäjä: Classic Trails Finland ry
Postiosoite: Kivimäentie 76 A 00670 HELSINKI
Puhelinnumero: 040 510 1502
Rekisteristä vastaava henkilö: Kari Koskinen
Rekisterin nimi: Classic Trails Finland asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Asiakassuhteiden hoitaminen ja yhteydenpito asiakkaaseen, tapahtumiemme tiedotusasiat, personoitu markkinointi
Rekisterin tietosisältö:
• Asiakkaan nimi
• Osoite, postinumero ja -toimipaikka
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Asiakasnumero
• Asiakassuhteen hoitamiseen käytettävät markkinointiviestintätiedot
• Kilpailujen osallistumistiedot
• Liittymispäivämäärä
• Tietojen viimeisin muokkausajankohta
Säännönmukaiset tietolähteet:
• Liittymislomake tai ilmoittautumislomake tapahtumiimme
• Asiakkaan Classic Trails Finland etämyyntiin luovuttamat henkilötiedot
• Väestötietojärjestelmä (VTJ), mikäli asiakas ei ole tätä kieltänyt
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle:
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.
Asiakastietoja voidaan käyttää analytiikka- ja personointitarkoituksiin kolmansien osapuolten kanssa. Ostokäyttäytymis- ja selaustietoja hyödynnetään personoidun markkinoinnin tuottamiseksi.
Analytiikka- ja personointitarkoituksiin käytetty tieto on anonymisoitua tai pseudonymisoitua aina mahdollisuuksien mukaan. Pseudonymisoidun tiedon pystyy yhdistämään rekisteröidyn nimeen vain määrätty osa Classic Trails Finland henkilökuntaa, jonka toimenkuvaan asiakasrekisterin käsitteleminen kuuluu.
Asiakastietoja ei luovuteta Classic Trails Finland tai Classic Trails Finlandin lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.
Tarvittaessa tietoja luovutetaan myös viranomaisille. Viranomaispyyntö informoidaan myös rekisterissä olevalle asiakkaalle, mikäli se on lain mukaan sallittua.
Toimitamme asiakastietoja rekisteriselosteessa mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi:
• Sähköpostimarkkinointikumppanille
• Postille/Matkahuollolle, jos asiakkaalle tarvitaan toimittaa toimittaa jotain tuotteita tai tavaroita ja valittu toimitustapa on kuljetus lähimpään Postiin tai Matkahuollon noutopisteeseen
• Analytiikka- ja tilastointikumppaneille
• Maksunvälittäjälle maksukortilla maksaessa
• Luotonmyöntäjälle, asiakkaan valitessa maksutavaksi luottoyhtiön laskun
• Perintäyhtiölle, laskujen erääntyessä ja siirtyessä perintään
Rekisterin suojauksen periaatteet:
Classic Trails Finland käsittelee henkilötietoja Suomen kulloinkin voimassa olevan henkilötietolain mukaisesti.
Henkilötietojen suojaaminen on toiminnassamme keskeinen osa. Käytössämme on asianmukaiset tekniset, organisatoriset ja hallintoon liittyvät turvallisuusmenettelyt, joilla suojaamme kaikkia hallussamme olevia tietoja katoamisen, väärinkäytön, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.
Henkilötietojen säilytysaika:
Henkilötiedot säilytettään asiakasrekisterissä asiakassuhteen päättymiseen asti tai niin kauan kuin lainsäädäntö sitä edellyttää.
Ostotietojen säilytysaika:
Tositemateriaali säilytetään tilikauden päättymisen jälkeen alkavan seuraavan kalenterivuoden alusta lukien kuusi vuotta.
ATK-pohjainen asiakasjärjestelmä:
Ainoastaan määrätyillä Classic Trails Finland Ry:n henkilökunnalla ja Classic Trails Finland Ry:n toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten (kilpailun ilmoittautumis- ja ajanottojärjestelmien toimittajat) työntekijöillä on oikeus käyttää asiakasjärjestelmän tietoja. Järjestelmän käyttäjillä on henkilökohtaiset tunnukset ja salasanat. Henkilökunta voi käyttää asiakasjärjestelmän tietoja vain tehtävän vaatimalla tavalla. Rekisteriä saavat käyttää ainoastaan henkilöt, jotka tarvitsevat sitä toimenkuvassaan. Rekisteriä käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Järjestelmään tallennettu asiakastunniste on salattu eikä sitä pysty näkemään. Järjestelmä on suojattu tietoturvajärjestelmällä ulkoisia uhkia vastaan.
Rekisteröidyn oikeudet:
• Rekisteriin kuuluva henkilö voi pyytää hänestä tallennetun tiedon tarkasteltavaksi ja muokkauttaa henkilötietojaan ja markkinointilupiaan myös asiakaspalvelussamme. Tietojen muokkaus edellyttää henkilöllisyyden todentamista. Tai asiakas voi kirjautua asiakastietojärjestelmään omalla tunnuksella, jos sellainen on luotu asiakkaalle ja muuttaa omien tietojen hallinnassa tietojaan.
• Rekisteriin kuuluva henkilö voi pyytää tietonsa kirjallisena osoitteesta: Classic Trails Finland ry / Kari Koskinen, Pajamäentie 6 D 58, 00360 HELSINKI. Tietojen toimittaminen postitse edellyttää henkilöllisyyden todentamista. Tai asiakas voi kirjautua asiakastietojärjestelmään omalla tunnuksella, jos sellainen on luotu asiakkaalle.
• Osallistujarekisterissämme oleva asiakas voi irtisanoa asiakkuuden ilmoittamalla siitä sähköpostitse nuuksioclassic@gmail.com. Asiakkuuden irtisanominen edellyttää henkilöllisyyden todentamista.
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli tietosuoja-asetusta ei noudateta.
